ORDENADORES DE GASTO – JEFES DE OFICINA – LIDERES GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO.

Calendario para el cierre de la vigencia 2019 en la

Oficina Financiera y el Grupo de Contratación

 15/10/2019

Con el fin de generar una programación de cierre de año de manera ordenada, se presenta cronograma de actividades con el cual se mejorará la planificación en los procesos de adquisición de bienes y servicios para todas las áreas de la Universidad así como se agilizarán los procesos tanto desde el Grupo de Contratación como de la Oficina Financiera, buscando que todos los hechos económicos y financieros queden registrados en el respectivo periodo contable y garantizar así el cumplimiento de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y demás entes de control, por lo tanto se hace necesario el estricto cumplimiento de este calendario:

ACTIVIDAD	FECHAS HASTA (2019)
Solicitudes de convocatoria pública	31 de octubre
Solicitudes de contratación directa	13 de noviembre
Solicitud certificados de disponibilidad presupuestal	22 de noviembre
Legalización de cajas menores diferentes a servicios generales y secretaría general.	29 de noviembre
Compromisos presupuestales	29 de noviembre
Solicitud de avances	06 de diciembre
***Facturas  para ingresar a inventarios	13 de diciembre
Legalización de Prácticas académicas, avances y reintegros	16 de diciembre
***Recepción consignaciones (indicando proyecto y/o si cancela factura) Incluye la conciliación de facturación entre centros de gastos y contabilidad.	16 de diciembre
Pago cuentas en Moneda Extranjera	17 de diciembre
Reintegros Proyectos Colciencias y Otros (si requiere consignación fuera de la ciudad)	17 de diciembre
***Recepción de facturas para pagos	19 de diciembre
Interfaces pago Becarios y Monitores	19 de diciembre
Constitución de reservas	19 de diciembre
Legalización de caja menor Servicios Generales	20 de diciembre
Solicitud de generación de facturas	20 de diciembre
***Conciliación ingresos entre Centros de Gastos y  Tesorería	20 de diciembre
Legalización de caja menor Secretaría General	26 de diciembre

 

***En el marco de adopción de normas internacionales de información financiera -NIIF-, no podrán quedar en estados financieros consignaciones o pagos sin identificar;  adicionalmente la contraloría general de la república en su informe de auditoría financiera, estableció hallazgo por reconocimiento de ingresos a causa de “falta de conciliación de los ingresos entre los centros de costos y la tesorería, lo cual genera falta de oportunidad en el uso de los recursos por parte de los centros de costos en los diferentes proyectos e incertidumbre en los ingresos de la cuenta 4305 servicios educativos”, por lo cual aquellos ingresos que no se reciban en la fecha señalada serán llevados a la cuenta recuperaciones y presupuestalmente al nivel central; de otra parte, en el mismo informe, la contraloría estableció hallazgo en reconocimiento de gastos relacionado con la “inoportunidad en la radicación de facturas en la oficina financiera”, por lo tanto la responsabilidad por el no pago oportuno y por no reflejar en los estados financieros los hechos económicos en la vigencia correspondiente será del ordenador del gasto.

Otros aspectos a tener en cuenta:

1. En cumplimiento del artículo 36 del Estatuto Financiero sobre reservas de apropiación y cuentas por pagar, se solicita a todos los ordenadores de gasto informar a la Oficina Financiera, la fecha de los compromisos pendientes para la próxima vigencia (formato SIG instructivo IGF-489 solicitud de reservas presupuestales y cuentas por pagar). Igualmente se deberá solicitar las Vigencias Futuras que se hayan constituido
2. Las solicitudes contractuales deben presentarse en el Grupo de Contratación debidamente diligenciadas y con el lleno de los requisitos establecidos para cada modalidad de selección y de acuerdo al tipo de contrato a celebrar.
3. Establecer cronogramas internos en cada dependencia que permitan el cumplimiento de la presente programación.
4. De acuerdo con lo relacionado en la resolución 533 de 2015 (incluido su instructivo 002 de 2015) de la Contaduría General de la Nación y sus modificatorias, “Los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del momento en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se genera de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del período. De allí la importancia de que se cumplan a cabalidad las fechas establecidas en la presente circular.

Todo lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Vicerrectorías y otras dependencias u oficinas de la Universidad de Caldas que incurran en omisiones, de conformidad a lo dispuesto en la Ley 600 del 2000 y a la Ley 734 de 2002.

Consulte la circular completa aquí: https://www.ucaldas.edu.co/portal/circular-de-cierre-1/

Informes: Oficina de Comunicaciones y Prensa Universidad de Caldas. Teléfono: 8781500 Extensión: 12167

Redacción: Adriana Salazar Villegas