El Programa de Gestión Documental – PGD, es el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida. 

• Programa de Gestión Documental PGD – Versión 1. 2023
  • Seguimiento PGD
• Programa de Gestión Documental PGD – Versión 2. 2024

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.

• Plan Institucional de Archivos. PINAR – Versión 1.
  • Seguimiento PINAR 2023
• Plan Institucional de Archivos. PINAR – Versión 2.

Conforme lo establecido el título XI, artículo 46 de la Ley General de Archivos, el Sistema Integrado de Conservación es un documento que recoge los planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado.

• Sistema Integrado de Conservación SIC – 2022
  • Seguimiento SIC
• Sistema Integrado de Conservación SIC – 2024

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad.

• Resolución Adopción Instrumento
• Certificado de Convalidación TRD
• Certificado Rusd Tablas de Retención Documental (TRD)
• Instrumento TRD
• Cuadros de Clasificación (TRD)

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

• Resolución Nro. 0847, «Por medio del cual se adopta las tablas de valoración documental- (TVD), en la Universidad de Caldas y se dictan otras disposiciones»
• Certificado de convalidación TVD Universidad de Caldas
• Certificado RUSD TVD Universidad de Caldas
• Metodología de elaboración TVD, Universidad de Caldas, memoria descriptiva
• Historia institucional Universidad de Caldas
• Fuentes primarias estructura organizacional
• Cuadro de clasificación y TVD periodo: 1943 – 1955
• Cuadro de clasificación y TVD periodo: 1956 – 1966
• Cuadro de clasificación y TVD periodo: 1967 – 1977
• Cuadro de clasificación y TVD periodo: 1978 – 1980
• Cuadro de clasificación y TVD periodo: 1981 – 1983
• Cuadro de clasificación y TVD periodo: 1984 – 1994

Inventarios Central e Histórico

• • Formato único de inventario documental archivo central (FUID)
  • Formato único de inventario documental archivo histórico (FUID)

Transferencias Documentales

• Guía para proceso de transferencias documentales mediante el sistema Admiarchi Web
• Cronograma de transferencias documentales 2024
• Cronograma de transferencias documentales 2023
• Cronograma de transferencias documentales 2022
• Cronograma de transferencias documentales 2021
• Cronograma de transferencias documentales 2020