APROBADO Y CONVALIDADO EN OCTUBRE DE 2020
Universidad de Caldas adoptará instrumento archivístico
Tablas de Retención Documental (TRD)
21/04/2021
Mediante circular 002 del 20 de abril de 2021, la Secretaría General de la Universidad de Caldas, informó a las unidades productoras de documentación y funcionarios encargados de los archivos de gestión, sobre la implementación de tablas de retención documental.
Dicho documento presenta las fases en las cuales se adoptará el instrumento así:
Fase informativa: Esta etapa se realizará en tres pasos, de la siguiente manera
- Publicación de las TRD (tablas de retención documental) en la página web de la Universidad de Caldas, con el certificado de convalidación y la Resolución de Rectoría “por medio de la cual se adoptan las tablas de retención documental”.
- Cargue de las TRD (tablas de retención documental) en el sistema de gestión documental Admiarchi.
- Envío de oficio a cada unidad productora de documentación indicando las nuevas codificaciones, series y subseries a su cargo.
Esta etapa finalizará el día 30 de abril del 2021 y estará cargo del Grupo Interno de Administración de Documentos.
Fase de socialización y capacitación para la aplicación del instrumento TRD.
En esta fase se realizará una capacitación liderada por la Secretaria General, dirigida a todos los funcionarios responsables de los archivos de gestión, lo cual incluye a los jefes de las unidades y a los funcionarios encargados del manejo y custodia de los archivos.
| PARA DESTACAR:
La capacitación se realizará el día 3 de mayo del 2021 a las 2:00 p.m. a 5:00 p.m., se podrán unir a través del siguiente enlace: : https://renata.zoom.us/j/82415301719 |
Fase de ejecución de las TRD
Con base en los lineamientos de la capacitación, las dependencias y responsables de los archivos de gestión, deberán comenzar con la construcción y creación de los expedientes que incluirá la nueva codificación, las nuevas series y subseries, el tiempo de retención, eliminación y conservación, de forma física (cuando corresponda) al igual que en el sistema Admiarchi.
Fase de acompañamiento personalizado:
A partir del día 18 de mayo del 2021, se programarán visitas personalizadas a cada dependencia de manera virtual, para absolver las dudas que existan sobre la implementación del referido instrumento. Este acompañamiento será liderado por el Grupo Interno de Administración de Documentos
Anexos:
Circular 002 de la Secretaría General
Cronograma de Acompañamiento TRD
Informes: Oficina de Comunicaciones y Prensa Universidad de Caldas.
Redacción: Adriana Salazar Villegas