La gestión documental en la Universidad, liderada por la Secretaría General y el grupo interno de trabajo de Administración de Documentos, avanza a pasos agigantados con la implementación de nuevas tecnologías que buscan optimizar la administración de archivos y garantizar la preservación de la información institucional.
Este esfuerzo se enmarca dentro de un proceso de modernización que no solo mejora la eficiencia interna, sino que también alinea las políticas de archivos de la universidad con las normativas vigentes, asegurando un manejo de la información transparente y conforme a los más altos estándares de calidad.
En un contexto donde la digitalización es fundamental, la Universidad ha dado un paso significativo hacia la modernización mediante la implementación de un nuevo sistema de gestión documental electrónico. Este sistema permite la digitalización, producción y almacenamiento electrónico de toda la documentación universitaria, lo que no solo facilita un acceso rápido y seguro a la información, sino que también optimiza los procesos académicos y administrativos de la institución.
Gracias a la consolidación de este proceso, la Universidad se ha convertido en un referente en la región, atrayendo la atención de distintas entidades que, en varias ocasiones, han visitado nuestras instalaciones para conocer de primera mano la experiencia y replicar el modelo en sus propias organizaciones.
Con esta iniciativa, la Universidad de Caldas reitera su compromiso con la innovación y la sostenibilidad, al reducir el uso de papel y los costos asociados al almacenamiento físico. Esta transformación busca permitir a la comunidad universitaria acceder a la información de manera ágil y eficiente, contribuyendo a un entorno de trabajo más dinámico y productivo.
La memoria documental de la universidad es responsabilidad de todos sus miembros. Por ello, desde la oficina de Administración de Documentos se hace un llamado a la comunidad para que se comprometa con la conservación y preservación de su acervo documental. “Con tu compromiso y el nuestro, lograremos una gestión documental eficiente, confiable, íntegra y organizada”, enfatizan las autoridades.
