Con el objetivo de mejorar la eficiencia en la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones (PQRSDF), la Universidad, a través de su Secretaría General, emitió la Circular No. 007, la cual establece un protocolo detallado para responder y gestionar estos trámites utilizando el Sistema de Gestión Documental Admiarchi.
Desde la promulgación de la Ley 2207 de 2022, que reduce los plazos para la respuesta a PQRSDF, se ha reforzado el compromiso de la universidad para atender las solicitudes de manera ágil. A partir del 18 de mayo de 2022, las entidades públicas deben responder en un plazo máximo de 15 días para peticiones de interés particular o general, y 10 días para solicitudes de documentos o información, en cumplimiento con la Ley 1755 de 2015.
Para garantizar el cumplimiento de estos plazos, la universidad ha implementado las siguientes pautas de atención en Admiarchi:
- Recepción y Radicación: Cualquier PQRSDF recibida debe ser remitida de inmediato a la Oficina de Atención al Ciudadano a través del correo atencionalciudadano@ucaldas.edu.co. Desde allí, se radica y distribuye la solicitud en el sistema Admiarchi, asignando el número de radicado correspondiente.
De ninguna manera se deberá dar respuesta al peticionario desde los correos institucionales omitiendo el paso anterior.
- Asignación y Redireccionamiento: La Oficina de Atención al Ciudadano redirige la solicitud a la dependencia responsable. Esta dependencia debe gestionar la respuesta en los plazos establecidos, el envío de la respuesta deberá ser original al peticionario y copia a la oficina de atención al ciudadano y así proceder con el cierre de la solicitud.
- Traslado por Competencia: Si la solicitud no corresponde a la competencia de la dependencia receptora, esta debe trasladarla a la oficina correspondiente dentro de los 5 días hábiles. El traslado se realiza mediante anotación en el sistema de gestión documental Admiarchi y notificación al correo de Atención al Ciudadano, sin modificar la radicación inicial en Admiarchi.
- Prórrogas y Cierre: En caso de requerir más tiempo, la dependencia responsable debe solicitar una prórroga antes del vencimiento del plazo original. Este procedimiento debe justificarse y notificarse al peticionario, indicando el nuevo plazo de respuesta. El cierre de la petición se efectúa una vez se carga la respuesta final en Admiarchi, evitando inconsistencias en el seguimiento y auditoría del sistema.
El Sistema de Gestión Documental Admiarchi es el canal oficial para la atención de PQRSDF en la Universidad de Caldas. A través de este sistema, el personal administrativo y docente puede gestionar, responder y cerrar trámites de manera eficiente, asegurando la trazabilidad y el cumplimiento de los términos de respuesta, lo cual es fundamental para una atención ciudadana transparente y responsable.
Para obtener más detalles sobre el procedimiento, la comunidad universitaria puede consultar el Sistema Integrado de Gestión de la universidad, disponible aquí
